Rusya’ya yapılan ihracatlarda ürünlerin geri çağırılması veya iade edilmesi, sadece ticari bir süreç değil aynı zamanda dijital olarak takip edilmesi gereken bir zorunluluktur. Chestny ZNAK sistemi, ürünlerin üretimden satışa, hatta satış sonrası iade süreçlerine kadar tam izlenebilirlik sağlar. Bu nedenle, ürün iadesi durumunda üretici, distribütör veya perakendeci firmalar iade işlemini sisteme doğru formatta bildirmekle yükümlüdür.

Chestny ZNAK platformunda ürün iadesi bildirimi, ürünün benzersiz kimlik numarasının (UID) yeniden “aktif olmayan” veya “geri gönderilen” statüsüne geçirilmesiyle yapılır. Bu dijital bildirim sayesinde Rusya Federasyonu gümrük ve vergi otoriteleri, ürünün fiziksel hareketini yasal kayıtlarla eşleştirerek takip edebilir. Aşağıda bu süreci adım adım ve teknik gereklilikleriyle birlikte bulabilirsiniz.

1. Ürün İadesinin Kapsamı

Chestny ZNAK sisteminde ürün iadesi, hem satıcıdan üreticiye yapılan iadeleri hem de tüketici tarafından gerçekleştirilen geri dönüşleri kapsar. İade, farklı nedenlerle gerçekleşebilir:

• Kalite sorunu veya hasarlı ürün durumu,
• Yanlış ürün gönderimi,
• Dağıtıcı veya perakendecinin stok fazlası,
• Gümrük reddi veya ihracat iadesi,
• Tüketici cayma hakkı kapsamında ürün geri alımı.

Bu durumların tamamında, ürünün UID numarasına dayalı bir iade bildirimi yapılmalıdır. Bildirim yapılmadığı takdirde, sistem ürünün hâlâ aktif olarak piyasada bulunduğunu varsayar ve yasal uyumsuzluk riski doğar.

2. İade Bildiriminin Temel Mantığı

Chestny ZNAK sistemi, her ürünün benzersiz kimliği olan UID üzerinden çalışır. Ürün iadesi bildirimi, bu UID’nin durum değişikliğini ifade eder. Ürünün “satılmış” statüsünden “iade edildi” statüsüne geçirilmesi, CRPT (Center for Research in Perspective Technologies) sistemine gönderilen özel bir XML veya JSON dosyasıyla gerçekleştirilir.

Bu süreçte üretici, distribütör veya perakendeci sisteme giriş yaparak, ürünün UID numarasını ve iade gerekçesini belirtir. Bildirilen bilgi CRPT tarafından doğrulanır ve ürün yeniden izleme sürecine dâhil edilir.

3. İade Bildirimi İçin Gereken Bilgiler

Chestny ZNAK’a yapılacak iade bildirimi, belirli veri alanlarını içermelidir. Bu alanlar sistemin doğrulama mekanizması için zorunludur:

• UID (Unique Identifier): Ürünün benzersiz kimlik numarası,
• GTIN: Ürün sınıflandırma kodu,
• SN (Serial Number): Seri numarası,
• Return Type: İade türü (üreticiye dönüş, tüketici iadesi vb.),
• Return Reason: İade nedeni,
• Return Date: İade bildiriminin tarihi,
• Operator ID: İade işlemini gerçekleştiren kişi veya işletme numarası.

Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesi, sistemin iade sürecini sorunsuz olarak işlemesi için kritiktir.

4. CRPT Platformu Üzerinden Bildirim Adımları

Ürün iadesi bildirimleri CRPT’nin resmi portalı veya entegrasyon API’si aracılığıyla yapılabilir. İşlem adımları şu şekildedir:

1. Sisteme giriş: Üretici veya distribütör, CRPT portalına giriş yapar.
2. Ürün arama: UID veya GTIN kodu girilerek ürün bulunur.
3. İade nedeni seçimi: Sistemden uygun iade tipi (örneğin “Return to Manufacturer” veya “Customer Return”) seçilir.
4. Veri doğrulama: Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sistem, bilgileri doğrular.
5. Onay ve gönderim: Tüm veriler doğruysa bildirim gönderilir ve sistem iade işlemini kaydeder.

Bu adımların sonunda ürün, “returned” (iade edildi) statüsüne geçirilir ve sistemde aktif ürünler listesinden çıkarılır.

5. API Üzerinden Otomatik Bildirim

Yüksek hacimli üretim veya satış yapan firmalar için manuel bildirimler zaman kaybına neden olabilir. Bu nedenle Chestny ZNAK, API aracılığıyla otomatik iade bildirimi yapılmasına imkân tanır. ERP veya MES sistemleriyle entegrasyon kurularak, iade edilen ürünlerin UID bilgileri otomatik olarak sisteme aktarılır.

Bu otomasyon, hem insan hatasını ortadan kaldırır hem de verilerin gerçek zamanlı olarak CRPT’ye iletilmesini sağlar.

6. Geri Gönderilen Ürünlerin Statüsü

Ürün iadesi bildirimi yapıldıktan sonra, sistem ilgili ürünün durumunu aşağıdaki statülerden biriyle günceller:

• Returned to Manufacturer: Ürün üreticiye iade edilmiştir.
• Returned to Distributor: Ürün tedarik zinciri içinde geri gönderilmiştir.
• Returned by Customer: Ürün son kullanıcı tarafından iade edilmiştir.
• Recalled: Ürün üretici tarafından geri çağrılmıştır.

Bu statüler, ürünün yeniden satışa sunulup sunulamayacağı veya imha edilmesi gerekip gerekmediğini belirlemek için kullanılır.

7. Gümrük İadeleri (İhracat Ürünleri)

Rusya’ya gönderilen ihracat ürünleri gümrükte reddedildiğinde veya iade edildiğinde, bu durum da Chestny ZNAK sistemine kaydedilmelidir. İhracatçı firma, iade edilen ürünlerin UID listesini oluşturur ve “Export Return” formatında bir bildirim gönderir.

Bu bildirim, ürünlerin Rusya dışına çıktığını ve yeniden stok durumuna döndüğünü belgeleyen resmi kayıttır. Aksi halde sistem, ürünün hâlâ Rusya pazarında bulunduğunu varsayar ve vergi cezaları oluşabilir.

8. Yeniden Etiketleme ve Yeniden Üretim Durumu

İade edilen ürünler yeniden satışa sunulacaksa, üretici bu ürünleri yeniden etiketlemek zorundadır. Chestny ZNAK sistemi, aynı UID’nin tekrar kullanılmasına izin vermez. Bu durumda yeni UID ve Crypto-Code üretilir, eski kodlar “deactivated” statüsüne geçirilir.

Böylece sistem, ürünlerin hem eski hem de yeni kimliklerini izleyerek karışıklığı önler ve tam izlenebilirlik sağlar.

9. Raporlama ve Denetim Süreci

Tüm iade işlemleri, Chestny ZNAK platformunda kayıt altına alınır ve denetimlerde otomatik olarak raporlanabilir. CRPT, üretici ve distribütörlerin düzenli olarak iade oranlarını ve nedenlerini analiz ederek, potansiyel uyumsuzlukları belirler.

Firmaların bu raporları düzenli olarak incelemesi, süreç iyileştirmeleri ve kalite kontrolü açısından büyük önem taşır.

10. Veri Saklama ve Arşivleme

İade edilen ürünlerle ilgili tüm kayıtlar en az beş yıl süreyle dijital ortamda saklanmalıdır. Bu kayıtlar, UID, GTIN, SN, iade nedeni, tarih ve statü bilgilerini içermelidir. Hem Rusya hem de ihracatçı ülke mevzuatına göre bu veriler, resmi denetimlerde yasal kanıt olarak kullanılabilir.

Bu nedenle firmalar, veri saklama altyapılarını güvenli ve erişilebilir şekilde yapılandırmalıdır.

11. Yaygın Hatalar ve Kaçınılması Gereken Durumlar

Chestny ZNAK sisteminde ürün iadesi yapılırken sıkça görülen hatalar şunlardır:

• UID numarasının yanlış girilmesi,
• Eksik iade nedeni veya tarih bilgisi,
• Tekrar kullanılmış kod bildirimi,
• Manuel giriş hataları nedeniyle çift kayıt oluşumu,
• İade bildiriminin geç yapılması.

Bu hatalar, ürünlerin sistemde hatalı görünmesine neden olur ve yasal yaptırımlara yol açabilir. Otomatik API entegrasyonu ve veri doğrulama sistemleri bu riskleri büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Sonuç

Chestny ZNAK sisteminde ürün iadesi bildirimi, Rusya’ya ihracat yapan firmaların yasal yükümlülüklerinin önemli bir parçasıdır. Bu süreç, ürünlerin geri dönüş hareketlerini şeffaf ve izlenebilir hale getirir. UID, SN ve Crypto-Code verilerinin doğru şekilde yönetilmesi, sistemin bütünlüğünü korur ve olası hataların önüne geçer.

Doğru yapılandırılmış bir iade süreci, hem yasal uyumluluğu sağlar hem de markaların Rusya pazarındaki itibarını güçlendirir. Dijital izlenebilirlik, artık sadece bir gereklilik değil; aynı zamanda ticari sürdürülebilirliğin teminatıdır.